Mission d’Accompagnement, de Soutien et de Conseil aux Offices de Tourisme
Bourgogne-Franche-Comté

Mettre en place les tableaux de bord d'impact et de performance de mon OT

Management, Stratégie& Organisation

1 | OBJECTIFS

A l’issue de la formation, les stagiaires sont en mesure d’identifier ses coûts de production de leur service, de leur département ou de leur structure (pour les directeurs) : valeur de travail, coût du contact à l’accueil, coût du visiteur unique sur les sites internet, coût de l’ami sur les réseaux sociaux etc… Ils sont en capacité de chiffrer la contribution (l’impact) de leur structure ou de leur département à l’économie territoriale : impact économique ; nombre d’emplois ; contribution à la notoriété à l’image…

Une fois le rapport coûts/impacts établi, ils sont en capacité de repérer les gisements de progrès et de dégager des plans d’actions d’amélioration pour leur structure ou leur département.

2 | PROGRAMME

J1 : Logique Evaluametris et la valeur du temps de travail 

Après s’être familiarisés avec la méthode, les stagiaires calculent la valeur la journée travaillée, le coût de la documentation diffusée, le coût effectif des différents départements de leur structure. 

Les personnels, à l’issue de cette première journée auront ces 3 indicateurs en main. 

D'une façon générale, le premier jour permet de clarifier les indicateurs à mettre en place ; de calculer la valeur de la journée travaillée & de situer les grands équilibres de la structure. 

J2 : Les indicateurs et tableaux de bord coût & impact 

Sous forme d’ateliers très opérationnels et fortement outillés, les stagiaires calculent leurs indicateurs de coût de production et quand cela est possible immédiatement les impacts : coût du contact à l’accueil ; coût du contact en promotion ; coût de l’accueil presse et la performance économique des outils de commercialisation etc… 

En session plénière, le groupe dégagera « le référentiel » qui viendra rejoindre le manuel qualité. Il s’agit de la décision d’inscrire tel ou tel indicateur et pas tel autre, dans le reporting de la structure. On en précisera la fréquence, les méthodes, le responsable, et y seront posés les modèles de restitution retenus. 

Chacun, à l’issue des 2 journées aura en mains les différents tableaux de bord pour la période retenue, et sera en capacité de reproduire les calculs. 

D'une façon générale, les deux jours permettent de calculer les indicateurs coûts, activité, impacts. 

J3: De l'indicateur à l'action d'amélioration 

Les stagiaires repartent avec un programme à produire : 

Vérification des éléments vus en formation (coût de la journée) 

Application des protocoles pour la mise en place des indicateurs dans certains services choisis ; en général : coût du contact à l'accueil et coût du contact satisfait ; impact économique de l'accueil pour 1 euro investi ; ou analyse d'une ou deux actions de promotion. 

Un échange téléphonique protégé est organisé pour permettre aux différents stagiaires de confirmer les chiffres. 

Lors de la dernière session, les stagiaires échanges et abordent enfin la façon de procéder pour exploiter les indicateurs et passer de l'information à l'action d'amélioration permanente. 

Prérequis : 

Etre en position de contribuer aux décisions de la structure ou de son département 


ORGANISME DE FORMATION

Evaluametris

3 | DATES DE FORMATION

Jeudi 19, vendredi 20 octobre et vendredi 17 novembre 2017  

4 | LIEU

Auxerre

5 | COÛT

Participation demandée : 270 € par stagiaire (déjeuners compris)

6 | PUBLIC CONCERNE

Managers d’offices, Managers adjoints, Responsables qualité, Responsables de missions opérationnelles (accueil ; promotion. communication ; qualification de l’offre ; commercialisation etc…)